W dzisiejszej notatce problem, który okazuje się być oczywisty tylko dla prawników. W praktyce klienci, a często nawet przedsiębiorcy, nie zdają sobie sprawy z tego, czym jest umowa albo kiedy została zawarta. Często, właściwie nie wiadomo skąd, pojawia się błędne przekonanie, że umowa to, kolokwialnie rzecz ujmując „papier”: jeśli nie mamy czegoś na piśmie, to nie zawarliśmy umowy. Czy tak jest w rzeczywistości?

Przykład 1:

Janek produkował meble, a jego sąsiad – Marian, prowadził tartak. Janek umówił się z sąsiadem, że Marian co miesiąc, do 10go każdego miesiąca, aż do końca roku, będzie przywoził Jankowi określoną ilość drewna. Po trzech miesiącach sąsiedzi się pokłócili i Marian nie przywiózł więcej drewna. Gdy Janek do niego zadzwonił, Marian powiedział, że już nie ma zamiaru niczego mu wozić, nie obchodzi go, że Janek jest związany terminami na wykonanie mebli i nie dostarczy towaru, bo nie było żadnej umowy.

Przykład 2:

Monika znalazła wymarzone mieszkanie i umówiła się z właścicielką, Anią, że od miesiąca grudnia 2013r. wprowadzi się tam na 3 lata i co miesiąc, nie później niż do pierwszej soboty każdego miesiąca będzie płaciła czynsz w wysokości 800 zł oraz media. Po roku właścicielka powiedziała Monice, że ma się wyprowadzić w ciągu tygodnia, ponieważ jej syn rozpoczyna studia w tym mieście i Ania chce, by mógł swobodnie korzystać z mieszkania. Ania powiedziała Monice, że nie mają przecież żadnej umowy, mieszka tam „na czarno” i ma natychmiast zacząć się pakować.

Powyższe przykłady ukazują dwie różne sytuacje. Wątpliwość jest ta sama – czy sąsiad Marian i właścicielka Ania mają rację?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba się najpierw zastanowić: czym jest umowa? Nie ma sensu wdawać się tutaj w skomplikowane prawnicze dywagacje na temat istoty umowy, bo nie na tym polega problem i nie ułatwi nam to zrozumienia sedna sprawy. Umowa to najprościej ujmując porozumienie przynajmniej dwóch osób (lub podmiotów) co do ich wzajemnych praw i obowiązków.

Jeśli Hania powie, że chce sprzedać książkę do historii za 20 zł, a Wojtek odpowie: „biorę!”, to mamy umowę. Jeśli Adrian kupi bilet i skasuje go w tramwaju – mamy do czynienia z umową pomiędzy nim, a przewoźnikiem. Jeśli wystawię na serwisie aukcyjnym suszarkę do włosów, a ktoś kliknie „Kup teraz” albo wygra aukcję – także została zawarta umowa.

Zatem czy potrzebny nam papier? Co do zasady odpowiedź brzmi nie, ale… by nie było zbyt prosto – są wyjątki. Przykładem może być sprzedaż nieruchomości (domu, czy mieszkania). Jeśli taka umowa nie zostanie sporządzona na piśmie i to przed notariuszem (czyli w formie aktu notarialnego), to nie mamy do czynienia z ważną umową sprzedaży mieszkania. Tego rodzaju formy, jakim muszą lub powinny odpowiadać niektóre umowy, regulują przepisy, jednak nie im poświęcona jest ta notatka. Zasada jest taka, że jeśli nic nie wynika z przepisów, umowa to także ustne ustalenia.

Pojawia się kolejne pytanie. Po co w ogóle umowy na piśmie, skoro z reguły nie ma takiej konieczności? Dla celów dowodowych. Póki wszyscy wywiązują się z umów, wszystko jest w porządku. Ale jeśli druga strona z jakichkolwiek względów nie wywiąże się z umowy, trzeba w jakiś sposób udowodnić np. do czego była zobowiązana, czy w jakim terminie. Pamięć ludzka bywa zawodna i nawet jeśli w trakcie zawierania umowy była osoba trzecia, może już nie pamiętać ustaleń, może zapamiętać je niedokładnie lub część zrozumieć źle. Zatem gdy umowa ma formę pisemną, jest łatwiej i może to przyspieszyć ewentualne postępowanie sądowe. Wyznaczenie rozprawy na przesłuchanie świadka i jego przesłuchanie trwa dłużej niż przeczytanie dokumentu, a świadek może zachorować; jeśli przykładowo jest członkiem rodziny, może odmówić zeznań. Wtedy sytuacja się komplikuje.

Zatem odpowiadając na pytanie – ani sąsiad Marian, ani właściciela Anna nie mają racji. W obu przykładach strony łączy umowa i nie wywiązując się z jej postanowień (ustaleń), strony mogą spotkać określone konsekwencje wynikające z odpowiednich przepisów, np. możliwość żądania odszkodowania przez Janka, czy uznanie wypowiedzenia umowy najmu przez Annę za bezskuteczne. Nie powinniśmy się też obawiać tego, że mieszkaliśmy gdzieś „na czarno”. Odpowiedni podatek powinien w takiej sytuacji zostać odprowadzony do urzędu skarbowego przez właściciela mieszkania, który nam je wynajmuje. Sam fakt zapłaty podatku jest problemem właściciela, a nie najemcy i nie jest to uzależnione od tego, czy umowa ma formę pisemną, czy tylko ustną.

Nie dajmy się także zwieść ogłoszeniom typu: „telefon bez umowy”, ponieważ zostały co najmniej niepoprawnie sformułowane. Jeśli otrzymujemy numer telefonu  i możemy z niego korzystać tak długo, jak długo doładowujemy konto np. kwotą 30 złotych raz w miesiącu, to tak naprawdę zawarliśmy umowę, chociaż nie ma ona formy pisemnej. To, że czas jej trwania jest całkowicie uzależniony od nas (czy doładujemy konto, czy nie), jest już inną kwestią.

Warto jednak zadbać o to, by umowy zawierane przez nas miały formę pisemną – może nam to ułatwić rozwiązanie problemów w przyszłości, a także zaoszczędzić czasu i stresów związanych z wykazywaniem, jaka była treść wspólnych ustaleń. Im ważniejsza jest dla nas dana umowa, tym bardziej powinniśmy dbać o to, by została prawidłowo sporządzona.